producción de documentos administrativos

PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

LA ORDEN DEL TRABAJO

La denominada, generalmente, Orden de Trabajo u Orden de Producción es un sencillo procedimiento que desde los inicios de la industrialización y de su racionalización, se viene utilizando en todas partes. No obstante la sencillez del sistema, que contrasta con su gran aportación a la organización industrial, existen bastantes PYMES que no la utilizan o no le sacan todo el partido posible.

• OFICIO

Es un documento de carácter  oficial que se utiliza para establecer comunicación  entre las instituciones  estatales y particulares.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta jerarquía.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información , contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos.

• MEMORANDO

Es un documento de comunicación donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da órdenes y también rememora hechos que se deben tener en cuenta.
Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y práctico, breve y directo.
Se difunde en todos los niveles o escalones de la administratorio .
Los documentos más usados en la administración  pública son el oficio y el memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el área de difusión de estos documentos: emplean el oficio para su comunicación externa y el memorando para su comunicación interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el memorando, para lo segundo.

Lenguaje administrativo

El llamado lenguaje administrativo es la lengua empleada por los órganos de la administracion publico en sus relaciones tanto internas como con los ciudadanos.

Entre los documentos administrativos más usados por los ciudadanos se encuentran la instante y el contrato, pero también podemos encontrar otros escritos administrativos como las disposiciones, normativas, órdenes y resoluciones, que nos sitúan en el lenguaje jurídico: la lengua empleada por los órganos de la administracion de justicia en sus relaciones con la colectividad o con las personas físicas y jurídicas.

La frontera entre lenguaje jurídico y administrativo no está bien delimitada, y hasta cierto punto el primero puede considerarse un lenguaje administrativo específico. En consecuencia, ambos suelen estudiarse de forma conjunta, puesto que comparten recursos lingüístico y coinciden en factores extralingüísticos.

Orientaciones y modelos para documentos administrativos

• Aviso
  
  Texto breve que informa de un hecho a las personas que puedan estar interesadas para que estén enteradas y actúen en consecuencia. Generalmente se cuelga en un tablón de anuncios, como si fuera un letrero. Formato: DIN A4 (210 _ 297 mm), o bien DIN A5 (210 _ 148 mm).
• Acta de reunión
• Documento perdido medio del cual se constatan las incidencias y los acuerdos atendidos en una reunión. Formato: DIN A4 (210 × 297 mm).
• Carta
• Comunicación escrita de carácter interpersonal y de contenido general, no prevista en la tramitación de un procedimiento administrativo y que puede tratar de más de un tema (relaciones personales, comerciales, administrativas, etc.). Formato: DIN A4 (210 _ 297 mm)
• Certificado
• Documento por medio del cual una persona autorizada da fe de un hecho, del contenido de un documento, de las circunstancias (académicas, administrativas, etc.) que constan en archivos, registros, libros de actas, etc. Formato: DIN A4 (210 _ 297 mm)
• Circular
• Carta dirigida a diferentes personas con una misma redacción. Las circulares son documentos de contenido general, no previsto en la tramitación de un procedimiento administrativo, que permiten el tratamiento de diferentes temas y una redacción flexible. Formato: DIN A4 (210 _ 297 m
• Convocatoria de reunión
• Documento por medio del cual se pide la presencia de alguna persona en un lugar, una fecha y una hora determinados, para que participe en una reunión. Formato: DIN A4 (210 _ 297mm
• Diligencia
• Certificado interno que se inserta dentro de las actuaciones administrativas y que acredita la ejecución de un trámite: la toma de posesión de un cargo, una modificación de sueldo, una excedencia, un cambio de categoría administrativa, etc. Formato: DIN A4 (210 _ 297 mm).
• Petición
  Solicitud escrita sobre una materia no prevista en la normativa vigente. Formato: D
• Solicitud
• Petición escrita hecha por un particular al organismo competente sobre una materia de tramitación prevista por la normativa vigente. Las solicitudes no se tienen que dirigir a una persona concreta, porque no son documentos nominales, sino a las instituciones, unidades o a los órganos que las tienen que atender o tramitar. Formato: DIN A4 (210 _ 297 mm).
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